Auditoria de frete: gestão eficiente de terceiros

Controlar custos de transporte, cumprir prazos e gerir várias transportadoras ao mesmo tempo é desafiador. Sem processos padronizados e dados confiáveis, surgem cobranças indevidas, disputas e falta de previsibilidade. A auditoria de frete resolve esse cenário ao verificar, automatizar e dar transparência a cada fatura e a cada serviço prestado, do embarque ao pagamento.

O que é auditoria de frete e por que importa

A auditoria de frete confere se o valor cobrado reflete o que foi contratado e realizado. Valida tabela, faixas de peso, cubagem, mínimos, GRIS, pedágio, redespacho, reentrega, devolução e prazos (SLA). Também cruza comprovações de entrega e eventos de rastreio.

Para embarcadores, a auditoria de frete traz três ganhos centrais:

• Redução de custos: elimina cobranças fora de contrato e evita duplicidades.

• Eficiência operacional: automatiza conferências e libera o time para análises.

• Governança sobre terceiros: padroniza regras, garante conformidade e dá base para negociação.

Como a auditoria de frete fortalece a gestão de terceiros

Ao lidar com múltiplas transportadoras, o embarcador precisa de regras claras e comparáveis. A auditoria de frete cria esse padrão e consolida os dados para decisões baseadas em evidências.

Principais impactos na gestão de transportadoras:

• Transparência contratual: cada fatura é conferida contra a tabela e o SLA contratados.

• Previsibilidade: o cálculo de frete estimado versus cobrado melhora o orçamento e o fluxo de caixa.

• Qualidade de serviço: indicadores de prazo, ocorrências e avarias ficam visíveis por transportadora, região e rota.

• Negociação com base em dados: as divergências geram insumos para reequilibrar faixas, mínimos, adicionais e políticas de desconto.

• Compliance e riscos: registros auditáveis, trilhas de aprovação e retenções fiscais corretas reduzem riscos de não conformidade.

Funcionalidades essenciais de um processo de auditoria

Para que a auditoria de frete seja escalável, procure incorporar:

• Cadastro e versionamento de tabelas: histórico de vigência, por modal, região e cliente.

• Precificação automatizada: simulação do frete teórico e comparação com o valor cobrado.

• Conciliação de eventos: integra rastreio e comprovantes de entrega para validar SLA e adicionais.

• Detecção de divergências: regras para peso/volume, cubagem, mínimos, pedágio, redespacho, taxa de dificuldade, devolução e outros.

• Workflow de contestação: abertura, tratativa com a transportadora, acordos e reclassificação.

• Integração com ERP/TMS/financeiro: do pedido ao pagamento, sem retrabalho.

• Relatórios e BI: dashboards de custos, savings e performance por parceiro.

Indicadores e governança sobre terceiros

Para gerir operadores logísticos e transportadoras, acompanhe:

• % de faturas contestadas e recuperadas.

• Prazo médio de resolução de divergências.

• Taxa de entregas no prazo por transportadora e por faixa de CEP.

• Custo por pedido/nota e custo por kg.

• Economias por renegociação de tabela e por melhoria de processo.

Exemplo ilustrativo (hipotético): uma indústria com alto volume identificou, via auditoria automatizada, recorrências de cobrança de taxa mínima em pedidos leves e adicionais de reentrega sem evidência. Com dados consolidados, revisou a política de corte de pedidos e reequilibrou a tabela por cubagem, reduzindo o custo médio por pedido e elevando a taxa de entrega no prazo após ajustar janelas e SLA.

Benefícios tangíveis para embarcadores

• Controle de custos: menos surpresas e previsibilidade no orçamento.

• Produtividade: redução de horas gastas na conferência manual.

• Qualidade de serviço: melhor taxa de entrega no prazo e menos ocorrências.

• Relacionamento com parceiros: negociações pautadas por dados objetivos.

• Escalabilidade: capacidade de operar mais volumes sem aumentar a equipe.

• Conformidade: rastreabilidade de decisões e aderência a contratos e normas.

Boas práticas para gestão de transportadoras e terceirizados

• Governança de contratos: renove tabelas com vigência definida e anexos claros.

• SLA alinhado à realidade: combine metas de prazo por região e sazonalidade.

• Política de adicionais: defina critérios, evidências e limites por tipo de cobrança.

• Auditoria contínua: não é projeto pontual; é rotina integrada ao ciclo financeiro.

• Transparência mútua: compartilhe indicadores e promova planos de ação conjuntos.

Como a Sil Sistemas pode ajudar

A Sil Sistemas integra auditoria de frete ao seu ecossistema de gestão. Nossas soluções conectam comercial, logística, fiscal e financeiro para que o frete seja calculado, conferido e pago com segurança.

Como entregamos valor:

• Automação de processos: cálculo teórico, conferência de faturas e workflow de contestação.

• Integração de departamentos: ERP, TMS e BI trabalhando com dados únicos e confiáveis.

• Segurança de dados: trilhas de auditoria, perfis de acesso e conformidade com LGPD.

• Redução de custos: identificação de divergências e apoio à renegociação de tabelas.

• Suporte especializado: implementação consultiva, treinamento e acompanhamento contínuo.

Conclusão

A auditoria de frete é alavanca direta de eficiência, previsibilidade e governança na gestão de transportes e de terceiros. Com processos padronizados, automação e indicadores claros, embarcadores controlam custos, elevam o nível de serviço e conduzem negociações com fatos, não com percepções. O momento ideal para começar é agora.

Quer transformar sua gestão de transportes com auditoria de frete integrada? Fale com a Sil Sistemas. Vamos ajudar sua empresa a automatizar processos, integrar áreas, reduzir custos e contar com suporte especializado em cada etapa.