Operar frota e contratos de frete sob regras da ANTT exige precisão. Erros na emissão do CIOT geram retrabalho, custos extras e risco de autuações. Se você é gestor, diretor ou contador em uma transportadora, este guia mostra de forma prática o que é o CIOT, quando emitir e como a automação reduz riscos e custos.

CIOT: o que é e por que existe

O CIOT (Código Identificador da Operação de Transporte) é o código que identifica cada contrato de transporte registrado conforme as normas da ANTT. Ele vincula dados do contratante e do transportador, rota, valores e forma de pagamento do frete. O objetivo é dar transparência à contratação, assegurar o pagamento adequado e coibir informalidades no setor.

Na prática, o CIOT se conecta a outras obrigações do transporte rodoviário, como Vale-Pedágio obrigatório, política de pisos mínimos de frete e RNTRC, compondo o arcabouço de compliance das operações. Isso contribui para rastreabilidade, auditoria e melhor governança do frete.

Quem precisa emitir o CIOT e quando

A exigência de emissão do CIOT aplica-se às operações realizadas por Transportador Autônomo de Cargas (TAC) ou TAC equiparado. Em termos simples:

• Se sua empresa contrata um TAC (direto ou via subcontratação), a operação exige CIOT.

• Se a operação ocorre apenas entre empresas transportadoras (ETC) sem contratar TAC, em regra o CIOT não é exigido.

Quem emite? Regra geral, quem contrata o TAC é responsável por cadastrar a operação e gerar o código. Isso vale na contratação direta e na subcontratação. O cadastro correto precisa refletir origem, destino, valores do frete, prazos e forma de pagamento.

Como ocorre o pagamento? De acordo com as normas da ANTT, quando há TAC na operação, o pagamento do frete deve ocorrer de forma eletrônica, por meio de instituição de pagamento habilitada e vinculada ao registro da operação. Isso garante rastreabilidade do repasse e conformidade com a legislação. Essa obrigação operacional afeta diretamente processos financeiros e prazos internos.

Atenção a exceções e boas práticas

• Subcontratação: se sua ETC subcontrata um TAC, a responsabilidade de registrar a operação e gerar o CIOT recai sobre quem contratou o TAC.

• Dados consistentes: divergências entre o contrato, o CIOT e documentos fiscais/logísticos tendem a gerar incidentes de fiscalização.

• Integrações: alinhe o CIOT às rotinas de emissão de CT-e, MDF-e, gestão de vale-pedágio e conferência de piso mínimo de frete para reduzir riscos de não conformidade.

Como o CIOT impacta transportadoras

Impacto operacional

• Padroniza o cadastro das viagens. Isso exige disciplina na coleta de dados e integração entre Comercial, Operações e Financeiro.

• Aumenta a necessidade de integração de sistemas (TMS/ERP) para evitar retrabalho, reentrada de dados e erros de digitação.

Impacto financeiro

• Melhora a visibilidade do custo de frete, adiantamentos e retenções, ao vincular pagamentos ao transporte executado.

• Reduz riscos de autuações e despesas imprevistas por não conformidade, desde que o processo seja bem controlado.

Impacto em compliance e governança

• Facilita auditorias internas e externas, pois cada operação tem um identificador único e trilha de auditoria.

• Apoia o cumprimento de obrigações correlatas (RNTRC, vale-pedágio, piso mínimo), fortalecendo a reputação da empresa junto a clientes e órgãos reguladores.

Benefícios de automatizar o CIOT em um sistema de gestão

Automatizar a emissão e a gestão do CIOT com um TMS/ERP integrado traz ganhos imediatos:

• Menos erros e retrabalho: validações em tempo real de dados obrigatórios, RNTRC e regras de negócio diminuem falhas na emissão.

• Processos mais rápidos: fluxos automatizados geram o CIOT a partir do pedido de transporte/CT-e, sem redigitação.

• Conciliação financeira: integração com contas a pagar e bancos/instituições de pagamento para conciliar adiantamentos, saldos e liquidação do frete do TAC.

• Compliance assistido: alertas proativos para vencimentos, faltas de informação, tabela de piso mínimo e vale-pedágio.

• Indicadores de gestão: dashboards com KPIs de lead time de emissão, ocorrências, custos por rota e por cliente, suportando decisões sobre precificação e rotas.

Passos recomendados para sua transportadora

• Padronize o cadastro: defina campos obrigatórios e responsáveis por cada etapa (Comercial, Operações, Fiscal e Financeiro).

• Integre sistemas: conecte TMS, fiscal (CT-e/MDF-e), financeiro e instituição de pagamento habilitada.

• Treine a equipe: alinhe conceitos de CIOT, RNTRC, piso mínimo e vale-pedágio.

• Monitore e audite: acompanhe indicadores e realize auditorias periódicas.

• Revise contratos: garanta que cláusulas sobre subcontratação, prazos e forma de pagamento estejam alinhadas às regras do CIOT.

Conclusão

O CIOT é peça central do compliance no transporte rodoviário. Ele traz transparência, reforça a governança e protege sua empresa contra riscos de não conformidade. Com processos padronizados e automação, transformá-lo de obrigação em vantagem competitiva é totalmente possível.

Convite

A Sil Sistemas ajuda sua transportadora a percorrer esse caminho com:

• automação de processos de ponta a ponta;

• integração entre departamentos e com instituições de pagamento;

• segurança de dados e rastreabilidade;

• redução de custos operacionais;

• suporte especializado e perto do seu negócio.

Fale conosco e veja como nosso TMS acelera a emissão do CIOT, reduz riscos e eleva a eficiência da sua operação.